Datenschutzerklärung
Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten auf dieser Seite ist TM Internetmarketing GmbH, Seestraße 16, 71638 Ludwigsburg, E-Mail: kontakt@nebenkostenabrechnung-pruefen.de.
Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen.
Worum es geht
Wir verarbeiten Daten nur, soweit wir sie für die Prüfung Ihrer Nebenkostenabrechnung, den Kauf, den sicheren Betrieb der Seite, die Verbesserung unserer Prüfung (siehe Abschnitt Anonymisierte Auswertung), die Beantwortung allgemeiner Fragen im KI-Chat (siehe Abschnitt „Fragen an den KI-Assistenten im Chat“) und die Messung, ob unsere Google-Anzeigen zu Käufen führen, brauchen. Die folgenden Abschnitte beschreiben jeden Weg, den Ihre Daten nehmen: von Ihrem Gerät zu uns, zum KI-Dienst, zum Zahlungsdienstleister und zurück zu Ihnen.
Hochladen und Prüfen Ihrer Unterlagen
Wenn Sie eine Abrechnung hochladen, verarbeiten wir die Datei, die daraus ausgelesenen Angaben (Beträge, Positionen, Zeitraum, Verteilerschlüssel), die von Ihnen bestätigten Eckdaten, das Ergebnis der Prüfung und das Schreiben, das wir für Sie erzeugen. Die Dokumente und Auslesungen liegen verschlüsselt auf unserem Server. Zu Ihrem Fall gehört eine Kennung, die in einem Cookie in Ihrem Browser gespeichert wird (siehe Abschnitt Cookies).
Zweck ist die Prüfung der Abrechnung und die Bereitstellung von Vorschau, Bericht und Schreiben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des von Ihnen angefragten Dienstes bzw. des Vertrags).
Pflichtangabe: Ohne die hochgeladenen Unterlagen können wir nichts prüfen. Schwärzen Sie Kontonummern oder andere Angaben, die für die Prüfung nicht nötig sind, wenn Sie möchten.
Name und E-Mail-Adresse für die kostenlose Ersteinschätzung
Für die kostenlose Ersteinschätzung fragen wir Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre E-Mail-Adresse ab. Wir schicken Ihnen an diese Adresse einen Bestätigungscode, danach Ihr Ergebnis und einen Link, mit dem Sie Ihren Fall später wieder öffnen können. Ihren Namen verwenden wir für die Anrede in diesen E-Mails.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der von Ihnen angeforderten Ersteinschätzung). Name und Adresse speichern wir verschlüsselt bei Ihrem Fall und löschen sie mit dem Fall; Sie können den Fall jederzeit selbst löschen. Werbung schicken wir Ihnen an diese Adresse nicht.
KI-Dienst Anthropic (Auslesung) und Übermittlung in die USA
Das Auslesen der Unterlagen läuft über einen KI-Dienst von Anthropic. Dafür übermitteln wir die hochgeladenen Dokumente an Anthropic, das seinen Sitz in den USA hat. Anthropic verarbeitet die Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Rechtsgrundlage unserer Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Vertragspartner für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist laut den Anthropic-Geschäftsbedingungen Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland; die Muttergesellschaft ist Anthropic PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA. Es gilt die Datenverarbeitungsvereinbarung von Anthropic.
Anthropic PBC sitzt in den USA und ist in der öffentlichen Liste des EU-US Data Privacy Framework (Stand 22.10.2026) nicht geführt. Die Übermittlung stützt sich deshalb auf die Standarddatenschutzklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Teil der Datenverarbeitungsvereinbarung von Anthropic sind (anthropic.com/legal/data-processing-addendum). Eine Kopie bekommen Sie auf Anfrage unter kontakt@nebenkostenabrechnung-pruefen.de.
Anthropic löscht die Ein- und Ausgaben der Schnittstelle nach eigener Angabe in der Regel innerhalb von 30 Tagen. Länger bleiben Daten nur ausnahmsweise, etwa wenn das Gesetz es verlangt oder automatische Sicherheitssysteme einen Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien melden; dann bis zu zwei Jahre. Anthropic darf nach seinen Geschäftsbedingungen für Geschäftskunden keine Modelle mit diesen Inhalten trainieren.
Fragen an den KI-Assistenten im Chat
Auf der Startseite und auf den Ratgeberseiten können Sie dem KI-Assistenten allgemeine Fragen zu Nebenkosten und zur Betriebskostenabrechnung stellen. Der Chat lädt erst, wenn Sie auf den Knopf klicken. Der Assistent ist eine künstliche Intelligenz (KI) und kein Mensch. Bitte geben Sie im Chat keine persönlichen Angaben ein, also keinen Namen, keine Anschrift, keine Kontodaten und keine Vertrags- oder Kundennummern.
Zweck: Wir beantworten Ihre allgemeine Frage, vorrangig aus unseren Ratgebern und unserer Sammlung von Gesetzen und Urteilen. Wir sehen außerdem, zu welchen Fragen noch ein Ratgeber fehlt, damit wir unsere Ratgeber verbessern können. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Besuchern unserer Website allgemeine Fragen zu beantworten und die Ratgeber danach auszurichten. Sie können dieser Verarbeitung widersprechen (Art. 21 DSGVO); mehr dazu im Abschnitt „Ihre Rechte“.
Was wir speichern: Ihre Frage und die Antwort, nachdem wir erkennbare persönliche Angaben (zum Beispiel E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IBAN, Anschrift, Datum, Name) automatisch durch Platzhalter ersetzt haben. Dazu speichern wir die Seite, auf der Sie gefragt haben, und die Uhrzeit (auf die Minute gerundet). Im Chat-Verlauf speichern wir weder Ihre IP-Adresse noch Angaben zu Ihrem Browser. Der Chat setzt kein Cookie und legt nichts im Speicher Ihres Browsers ab. Das automatische Ersetzen erkennt nicht jede Angabe. Erkennt das Programm nach dem Ersetzen noch Rest-Angaben zur Person, geben wir die Frage weder an die KI weiter noch speichern wir sie.
Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir die Fragen je Anschluss, getrennt vom Chat-Verlauf. Dafür nutzen wir eine pseudonymisierte Kurzform Ihrer IP-Adresse (bei IPv6 nur die ersten 64 Bit). Wir bilden sie mit einem geheimen Schlüssel, der jeden Tag neu entsteht. Beim Tageswechsel löschen wir den Schlüssel des Vortags und alle Kurzformen. Die IP-Adresse selbst speichern wir dafür nicht.
Einmal täglich schicken wir dem Betreiber eine interne Auswertung des Vortags per E-Mail. Sie enthält nur Zahlen (zum Beispiel wie viele Fragen gestellt wurden und zu welchen Ratgebern), keine Fragen und keine Antworten. Außerdem schicken wir dem Betreiber zu jeder Frage die Frage mit Platzhaltern und die Antwort als interne Kurznachricht über WhatsApp (Dienstleister WhatsAble; WhatsApp wird betrieben von der WhatsApp Ireland Limited). Diese Nachrichten löschen sich nach 7 Tagen.
Wenn Sie über einen Link im Chat zum Hochladen Ihrer Abrechnung kommen, vermerken wir an Ihrem Fall nur „über den Chat gekommen“. Den Inhalt des Gesprächs speichern wir dort nicht. So zählen wir, wie viele Chat-Nutzer danach eine Abrechnung hochladen oder den Prüfbericht kaufen.
Speicherdauer: Nach 30 Tagen löscht ein täglicher Aufräumlauf die Gespräche automatisch.
Empfänger: Zur Beantwortung geben wir die maskierte Frage an den KI-Dienst von Anthropic weiter, der dafür in unserem Auftrag tätig ist (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO). Anthropic hat seinen Sitz in den USA. Für diese Übermittlung gelten die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Näheres steht im Abschnitt „KI-Dienst Anthropic (Auslesung) und Übermittlung in die USA“. Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
Ihre Rechte: Siehe Abschnitt „Ihre Rechte“. Weil wir die Gespräche ohne IP-Adresse und mit Platzhaltern statt erkennbarer persönlicher Angaben speichern, können wir ein Gespräch später in der Regel nicht mehr Ihnen zuordnen.
Der KI-Assistent im Chat
Auf der Startseite und auf den Ratgeberseiten können Sie dem KI-Assistenten Fragen stellen. Er ist eine künstliche Intelligenz (KI) und kein Mensch. Er nutzt das Sprachmodell Claude des Anbieters Anthropic.
Was er tut: Er beantwortet allgemeine Fragen zu Nebenkosten und zur Betriebskostenabrechnung in einfachen Worten. Dafür nutzt er vorrangig unsere Ratgeber und unsere Sammlung von Gesetzen und Urteilen. Ein Programm prüft jede Antwort, bevor Sie sie sehen. Zahlen und Paragrafen, die in keiner dieser Quellen stehen, zeigen wir nicht an – außer Zahlen, die Sie selbst in Ihrer Frage nennen.
Was er nicht tut: Er bewertet keine einzelne Abrechnung, gibt keine Rechtsberatung und verspricht kein Ergebnis. Auch eine KI kann sich irren. Bei Fragen zu Ihrer eigenen Abrechnung verweist er auf unsere Prüfung auf dieser Website: Die Vorschau ist kostenlos, der vollständige Prüfbericht kostet 29 €.
Ihre Daten: Bitte geben Sie im Chat keine persönlichen Angaben ein. Wie wir den Chat speichern, steht in der Datenschutzerklärung.
Kauf und Zahlung
Für den Kauf des Prüfberichts nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, One Wilton Park, Wilton Place, Dublin 2, D02 FX04, Irland). Sie geben Ihre Zahlungsdaten direkt bei Stripe oder bei der von Ihnen gewählten Zahlart ein; wir erhalten die Bestätigung der Zahlung, Ihre E-Mail-Adresse und die Rechnungsdaten. Je nach Zahlart (zum Beispiel PayPal, Klarna, Amazon Pay) verarbeitet der jeweilige Anbieter Ihre Daten als eigener Verantwortlicher nach seinen Bedingungen.
Zweck ist die Abwicklung des Kaufs, die Vertragsbestätigung und die Rechnung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerliche Aufbewahrung).
Buchungsbelege müssen wir nach § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 der Abgabenordnung acht Jahre aufbewahren; die Rechnung liegt bei Stripe. Ein Widerruf wird als Nachweis gespeichert (siehe Löschfristen).
E-Mails von uns
Wir schicken E-Mails an die Adresse, die Sie angeben: bei der kostenlosen Ersteinschätzung den Bestätigungscode und Ihr Ergebnis, außerdem den Link zu Ihrem Fall (30 Minuten gültig, nur einmal nutzbar), die Vertragsbestätigung und Antworten auf Ihre Anfragen. Die Mails versenden wir über den Mailserver der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Jede dieser Mails ist für den Ablauf notwendig; Werbung schicken wir nicht.
Anwalts-Anfrage
Wenn Sie eine Anwalts-Anfrage stellen, geben wir Ihre Angaben und die Unterlagen und Ergebnisse Ihres Falls nur weiter, wenn Sie vorher ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO). Wir speichern den Wortlaut der Einwilligung mit Datum und Uhrzeit.
Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Anfrage wird dann sofort entfernt. Bis zum Widerruf bleibt die Verarbeitung rechtmäßig.
Server-Protokolle und Missbrauchsbremse
Wir führen kein Zugriffsprotokoll. Ein Fehlerprotokoll mit technischen Angaben zu Störungen (Zeitpunkt, Fehlerart, aufgerufene Adresse, gegebenenfalls die IP-Adresse) bewahren wir 14 Tage auf, um Störungen zu beheben.
Damit niemand die kostenlose Vorschau massenhaft missbraucht, speichern wir einen Prüfwert (Hash) Ihrer Netzwerkadresse und Ihrer Absenderadresse, nicht die Klartext-Adresse, für kurze Zeit (siehe Löschfristen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit und Schutz vor Missbrauch).
Werbemessung mit Google Ads
Wenn Sie über eine Anzeige von Google zu uns kommen und in die Werbemessung einwilligen, speichern wir die Anzeigen-Kennung und melden Google, dass aus der Anzeige ein Kauf entstanden ist (Conversion). Ohne Ihre Einwilligung geschieht das nicht. Empfänger ist Google; nach Ihrer Zustimmung lädt Ihr Browser das Google-Tag, vorher fließt nichts an Google.
Ihre Entscheidung können Sie jederzeit ändern: über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die Anzeigen-Kennung in Ihrem Gerät wird dabei gelöscht.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie jederzeit widerrufen können. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Ihrer Zustimmung erhält Google über das Google-Tag Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite und den Zeitpunkt; bei einem Kauf meldet unser Server die Anzeigen-Kennung (Klick-Kennung), eine zufällige Kauf-ID als Bestellnummer, den Betrag und den Zeitpunkt. Wird der Kauf erstattet oder angefochten, nehmen wir die Meldung zurück.
Google verarbeitet die Daten auch in den USA. Google LLC ist nach dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-U.S. Data Privacy Framework) zertifiziert; für diese Übermittlung gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023 (Art. 45 DSGVO). Google nutzt die Daten der Conversion-Messung als eigener Verantwortlicher auch für eigene Zwecke. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy
Interne Meldung per WhatsApp
Für den Betrieb melden wir dem Betreiber über WhatsApp Tageszahlen, zum Beispiel wie viele Prüfungen oder Käufe es gab. Diese Meldungen enthalten keine personenbezogenen Angaben über Sie, keine Namen, keine E-Mail-Adressen und keine Inhalte Ihres Falls. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Überblick über den Betrieb).
Ausnahme: Zu jeder Frage im KI-Chat schicken wir dem Betreiber die Frage mit der Antwort, nachdem erkennbare persönliche Angaben durch Platzhalter ersetzt wurden.
Die Meldungen verschicken wir über den Dienstleister WhatsAble; WhatsApp wird betrieben von der WhatsApp Ireland Limited.
Anonymisierte Auswertung
Aus jeder geprüften Abrechnung speichern wir dauerhaft einen anonymisierten Auszug, um unsere Prüfung zu verbessern und Auswertungen zu erstellen: Postleitzahl, Ort, Straße ohne Hausnummer, Lage und Größe der Wohnung, Abrechnungszeitraum, Kostenpositionen und Beträge, das Prüfergebnis und ob ein Bericht gekauft wurde. Namen, Hausnummer, Kontakt- und Bankdaten, Ihre E-Mail-Adresse und die Dokumente selbst gehören nicht dazu. Die Verbindung zu Ihrem Fall löschen wir mit dem Fall; danach lässt sich der Auszug niemandem mehr zuordnen. Diesen Auszug erhält der Betreiber auch per E-Mail.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Dienstes).
Löschfristen
Ein Fall ohne Kauf wird 90 Tage nach Ihrer letzten Aktivität gelöscht (Hochladen, Bestätigen der Eckdaten, Nachreichen von Unterlagen, Aufruf Ihrer Fallseite). Haben Sie eine Folgeprüfung genutzt, also Unterlagen nachgereicht oder die Antwort Ihres Vermieters prüfen lassen, bewahren wir den Fall mindestens 120 Tage nach dieser Folgeprüfung auf. Ein bezahlter Fall wird 18 Monate nach der letzten Runde oder nach Ihrer letzten Aktivität gelöscht, je nachdem, was später ist. Gilt mehr als eine dieser Fristen, ist die späteste maßgeblich.
Die Fristen sind so bemessen, dass Sie in dieser Zeit fehlende Unterlagen beim Vermieter anfordern und nachreichen und die Antwort Ihres Vermieters prüfen lassen können, ohne von vorn zu beginnen.
Sie können Ihren Fall jederzeit selbst löschen; Dokumente, Auslesungen und Schreiben werden dann sofort und endgültig entfernt; ausgenommen ist der anonymisierte Auszug (siehe Abschnitt Anonymisierte Auswertung).
Links zum Anmelden gelten 30 Minuten und lassen sich nur einmal benutzen. Das Fehlerprotokoll des Servers bewahren wir 14 Tage auf.
Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 Abgabenordnung); sie überdauern das Löschen des Falls.
Kaufverzeichnis (Kennung des Kaufs, Prüfsummen, keine Dokumente): solange der Fall besteht, danach 6 Monate nach Kauf bzw. nach der letzten Runde, je nachdem was später ist.
Zahlungsmeldungen von Stripe: 30 Tage (Ereignis-Ledger in EREIGNIS_DIR).
Nachweis eingegangener Widerrufe: 3 Jahre nach Jahresende.
Prüfwerte zur Missbrauchsbremse (Prüfsummen, keine Klartext-Adressen): Einträge 30 Tage.
Tageszahlen der internen Meldung an den Betreiber und bis zum Versand gebündelte Chat-Fragen mit Platzhaltern (höchstens bis Tagesende): Tageswerte; die Datei geht nach 3 Tagen ohne Änderung.
Anzeigen-Kennung nach Ihrer Einwilligung: spätestens 90 Tage nach dem Kauf.
Anwalts-Anfrage samt Einwilligung: 12 Monate nach Abschluss oder sofort bei Widerruf der Einwilligung.
Vermerk über eingegangene E-Mails: angenommene Mails 30 Tage; abgewiesene dauerhaft nur als Prüfsumme der Message-ID.
Antworten Ihres Vermieters und Schreiben im Fall: wie der Fall (siehe Löschfristen des Falls), mit dem Fall-Löschen sofort.
Original-E-Mail im Postfach: 7 Tage im Ordner „verarbeitet“ bzw. „Abgewiesen“, dann gelöscht.
Fragen und Antworten im KI-Chat (mit Platzhaltern, ohne IP-Adresse): 30 Tage (täglicher Aufräumlauf; die Zählung der Uploads und Käufe über den Chat ebenso).
Anonymisierter Auszug je Abrechnung: dauerhaft.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Sie können Verarbeitungen, die auf berechtigten Interessen beruhen, widersprechen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).
Schreiben Sie dazu an kontakt@nebenkostenabrechnung-pruefen.de. Den Fall selbst können Sie auf der Seite Hilfe jederzeit löschen.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de); Sie können sich auch an die Behörde an Ihrem Wohnort wenden.
Müssen Sie Daten bereitstellen?
Die Seite können Sie ohne Angaben ansehen. Für eine Prüfung brauchen wir Ihre Unterlagen, für die kostenlose Ersteinschätzung Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, für einen Kauf und für den Link zu Ihrem Fall eine E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Leistung nicht möglich.
Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Befunde sind Hinweise; ob Sie ein Schreiben an Ihren Vermieter schicken, entscheiden Sie.
Künstliche Intelligenz
Hinweis zur künstlichen Intelligenz: Das Auslesen Ihrer Unterlagen und die Einordnung der Antwort Ihres Vermieters übernimmt ein KI-System (Anthropic). Die Bewertung der Angaben folgt festen Prüfregeln, und die Schreiben entstehen aus vorformulierten Bausteinen. Auch das Ergebnis eines KI-Systems kann Fehler enthalten. Bitte prüfen Sie Angaben und Schreiben, bevor Sie etwas versenden.
Daten Dritter in Ihren Unterlagen
Auf der Abrechnung und in den Belegen Ihres Vermieters stehen Angaben zu Ihrem Vermieter, zur Hausverwaltung und oft zu weiteren Personen, zum Beispiel zu Handwerkern und Dienstleistern oder zu anderen Mietern (etwa Verbrauchswerte auf Ablesebelegen). Wir verarbeiten diese Angaben nur, um Ihre Abrechnung mit den Belegen abzugleichen, und geben sie außer an den KI-Dienst nicht weiter. Im Ergebnis zeigen wir nur Beträge, Zeiträume und den Namen des Ausstellers eines Belegs. Die Belege werden wie Ihre übrigen Unterlagen verschlüsselt gespeichert und mit Ihrem Fall gelöscht. Sie können einzelne Belege jederzeit auf Ihrer Fallseite entfernen.
Einsendung per E-Mail
Wenn Sie Unterlagen per E-Mail an pruefung@nebenkostenabrechnung-pruefen.de schicken, liest ein automatisches Verfahren das Postfach bei der netcup GmbH, Emmy-Noether-Straße 10, 76131 Karlsruhe, Deutschland. Wir verarbeiten den Text der E-Mail, Ihre Absenderadresse und die Anhänge (PDF oder Fotos) wie einen Upload auf der Seite: Wir legen den Fall an, lassen die Anhänge über den KI-Dienst (Anthropic, USA, siehe oben) auslesen und antworten Ihnen per E-Mail mit dem Ergebnis. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Schicken Sie nach dem Kauf Belege Ihres Vermieters per E-Mail, ordnen wir die Anhänge Ihrem Fall zu und gleichen sie wie einen Upload auf der Seite ab.
Den Text der E-Mail verwenden wir als Zusatzinformation zu Ihrem Fall; er wird nicht als Anweisung an das System behandelt.
Die Original-E-Mail wird nach der Übernahme in den Fall im Postfach in einen Ordner verschoben, dort 7 Tage zur Fehlersuche aufbewahrt und dann gelöscht. Abgewiesene E-Mails (zum Beispiel ohne brauchbaren Anhang) liegen ebenfalls 7 Tage im Ordner; als Merker, dass sie nicht noch einmal verarbeitet werden, bleibt nur eine Prüfsumme der Kennung der E-Mail, kein Klartext.
Eine E-Mail ist nicht so geschützt wie der Upload auf der Seite: Sie wird unverschlüsselt übertragen, und eine Transportverschlüsselung ist nicht sichergestellt. Wenn Sie das nicht möchten, nutzen Sie den Upload. Schwärzen Sie Kontonummern, wenn Sie möchten. Bezahlt wird nie per E-Mail, sondern nur über den Link zu Ihrem Fall.
Unsere Profile auf Instagram und TikTok
Wir betreiben öffentliche Profile auf Instagram (@die_nebenkostenabrechnung) und TikTok (@nebenkostenabrechnung_de). Dort zeigen wir kurze Videos und Bildstrecken rund um die Nebenkostenabrechnung. In den Videos sind die gezeigte Person und ihre Stimme mit KI erzeugt; es spricht kein echter Mensch. Verantwortlich für die Profile ist TM Internetmarketing GmbH (Kontaktdaten siehe oben unter „Verantwortlicher“). Für die Plattformen selbst gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter. Besuchen Sie unsere Profile, verarbeiten die Anbieter Ihre Daten auch für eigene Zwecke, auf die wir keinen Einfluss haben, etwa für Werbung oder die Verbesserung ihrer Dienste.
Beide Plattformen stellen uns zusammengefasste Statistiken über die Nutzung unserer Profile zur Verfügung, zum Beispiel wie oft ein Beitrag angesehen, mit „Gefällt mir“ markiert, kommentiert oder geteilt wurde, und grobe Angaben zu Herkunft, Alter oder Geschlecht der Betrachter. Wir sehen dabei nur Zahlen, keine einzelnen Personen, und können die Erhebung dieser Daten nicht abschalten. Für die Erstellung dieser Statistiken sind wir nach der Rechtsprechung des Gerichtshofs der Europäischen Union zusammen mit dem jeweiligen Anbieter gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Wir nutzen die Statistiken, um zu verstehen, welche Inhalte ankommen, und unser Angebot zu verbessern.
Anbieter von Instagram ist für Nutzer in der Europäischen Union die Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“). Meta hat für Statistiken eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit veröffentlicht, die „Seiten-Insights-Ergänzung bezüglich des Verantwortlichen“ (https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum). Soweit diese Vereinbarung für Instagram-Profile gilt, übernimmt Meta danach die Hauptverantwortung für die Verarbeitung der Statistikdaten, insbesondere für die Information der Betroffenen und für die Erfüllung Ihrer Rechte (Auskunft, Löschung, Widerspruch usw.). Welche Daten Meta verarbeitet, finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Instagram: https://privacycenter.instagram.com/policy. Meta überträgt Daten auch in die USA an die Meta Platforms, Inc.; diese ist laut der öffentlichen Liste des EU-US-Datenschutzrahmens (Data Privacy Framework, Stand 25.10.2026) zertifiziert, für den die Europäische Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat.
Anbieter von TikTok ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum die TikTok Technology Limited, 10 Earlsfort Terrace, Dublin, D02 T380, Irland, gemeinsam mit der TikTok Information Technologies UK Limited, Kaleidoscope, 4 Lindsey Street, London, EC1A 9HP, Vereinigtes Königreich („TikTok“). Für die Statistiken gilt das „TikTok Analytics Joint Controller Addendum“ (https://www.tiktok.com/legal/page/global/tiktok-analytics-joint-controller-addendum/en). Danach ermöglicht TikTok Ihnen die Ausübung Ihrer Rechte in Bezug auf diese Daten und stellt das Wesentliche der Vereinbarung bereit. Welche Daten TikTok verarbeitet, steht in der Datenschutzrichtlinie von TikTok: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/privacy-policy/de. TikTok übermittelt Daten nach eigenen Angaben auch in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums. Für einige Länder stützt sich TikTok auf Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission; für andere, darunter die USA, Singapur und China, auf Standardvertragsklauseln. Für China hat die irische Datenschutzbehörde im Mai 2025 festgestellt, dass TikTok das nötige Schutzniveau nicht nachgewiesen hat, und ein Bußgeld verhängt. TikTok hat dagegen Rechtsmittel eingelegt; nach Angaben von TikTok hat der irische High Court die Entscheidung bis zum Abschluss des Verfahrens ausgesetzt. Eine Übersicht der Länder finden Sie hier: https://www.tiktok.com/legal/page/eea/transferee-countries/en.
Wenn Sie unsere Beiträge kommentieren oder uns eine Direktnachricht schreiben, sehen wir Ihren Profilnamen, Ihr Profilbild und den Inhalt Ihrer Nachricht. Wir beantworten Kommentare und Nachrichten nur mit allgemeinen Informationen. Bitte schicken Sie uns über die Plattformen keine Nebenkostenabrechnung und keine anderen persönlichen Unterlagen; nutzen Sie dafür den Upload auf unserer Website. Kommentare und Nachrichten bleiben auf der jeweiligen Plattform gespeichert, bis Sie oder wir sie löschen. Für diesen Teil sind wir und der Anbieter jeweils eigenständig verantwortlich.
Unsere Beiträge auf Instagram veröffentlichen wir zum Teil über die technische Schnittstelle von Meta. Dabei übertragen wir nur unsere eigenen Inhalte. Daten von Besuchern unserer Profile werden dabei von uns nicht verarbeitet.
Wir betreiben die Profile und nutzen die Statistiken auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer zeitgemäßen Öffentlichkeitsarbeit und daran, Menschen über das Thema Nebenkostenabrechnung zu informieren und auf unser Angebot hinzuweisen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Dieselbe Rechtsgrundlage gilt für die Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten. Soweit die Anbieter Sie selbst um eine Einwilligung bitten, richtet sich die Verarbeitung danach; diese Einwilligung können Sie gegenüber dem Anbieter widerrufen.
Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde) können Sie gegenüber uns und gegenüber dem jeweiligen Anbieter geltend machen (Art. 26 Abs. 3 DSGVO). Am schnellsten geht es direkt beim Anbieter, weil nur er Zugriff auf die Daten hat. Wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihr Anliegen an den Anbieter weiter.
Unsere Website bindet keine Inhalte, Schaltflächen oder Messwerkzeuge (Pixel) von Instagram oder TikTok ein. Beim Besuch unserer Website werden daher keine Daten an diese Anbieter übertragen und keine Cookies dieser Anbieter gesetzt. Links zu unseren Profilen sind einfache Links; erst wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie zur Plattform.