Hausmeisterkosten in der Nebenkostenabrechnung: Was Sie zahlen müssen

Sind Hausmeisterkosten umlagefähig?

Ja, Hausmeisterkosten sind umlagefähig, soweit es Hauswartkosten nach Nr. 14 sind: Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen, aber nicht, soweit sie die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen (§ 2 S. 1 Nr. 14 BetrKV).¹ Die Umlage setzt außerdem eine Vereinbarung im Mietvertrag voraus (§ 556 Abs. 1 BGB).⁶

Verwaltung und Instandhaltung sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BetrKV generell keine Betriebskosten.⁷

Dass eine Leistung auch dem Mieter nützt, macht sie nicht zu umlagefähigen Betriebskosten: Es kommt nicht darauf an, ob sie auch im Interesse des Mieters liegt (BGH VIII ZR 62/19).²

Welche Tätigkeiten des Hausmeisters darf der Vermieter umlegen?

Umlagefähig sind neben Wartungs-, Reinigungs- und Pflegearbeiten die routinemäßigen Kontroll- und Überwachungsaufgaben, die der Hauswart ohne konkreten Anlass in bestimmten zeitlichen Abständen im Sicherheitsinteresse erledigt (BGH VIII ZR 62/19, Rn. 18).² Reparaturen, Verwaltung und eine Notdienstpauschale sind es nicht.^1,2

Als Beispiele nennt der Bundesgerichtshof, dass der Hausmeister prüft, ob Rettungs- und Fluchtwege nicht zugestellt sind und ob die Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen funktioniert, dass er die Einhaltung der Hausordnung überwacht (Treppenhausreinigung, Winterdienst, Ruhezeiten) und Handwerker für umlagefähige Wartungs-, Reinigungs- oder Gartenpflegearbeiten einweist (BGH VIII ZR 62/19, Rn. 19).²

Nicht umlagefähig ist die Entgegennahme von Störungsmeldungen und die Veranlassung von Reparaturen durch Dritte, denn das ist Verwaltung. Es kommt nicht darauf an, ob das innerhalb oder außerhalb üblicher Geschäftszeiten geschieht (BGH VIII ZR 62/19, Rn. 20).²

Eine an den Hausmeister gezahlte Notdienstpauschale ist deshalb kein umlagefähiger Betriebskostenposten, sondern vom Vermieter zu tragen (BGH VIII ZR 62/19).²

Darf Gartenpflege zusätzlich zum Hausmeister abgerechnet werden?

Nicht für dieselbe Arbeit: Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden (§ 2 S. 1 Nr. 14 BetrKV).¹

Die Regel verhindert, dass dieselbe Arbeitsleistung einmal in der Hausmeister-Position und noch einmal unter ihrer eigenen Nummer erscheint, etwa bei Gartenpflege (Nr. 10) oder Gebäudereinigung (Nr. 9).¹ Sachkosten, etwa für Pflanzen oder Reinigungsmittel, betrifft sie nach dem Wortlaut nicht, denn es geht um Kosten für Arbeitsleistungen.¹

Darf der Vermieter für Reparaturen einfach einen Pauschalbetrag abziehen?

Ein pauschaler Abzug genügt nicht, wenn Sie ihn bestreiten: Nimmt der Vermieter bei den Hauswartkosten einen pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Kosten vor, genügt ein schlichtes Bestreiten, und er muss die Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können (BGH VIII ZR 27/07).³

Die Darlegungs- und Beweislast trifft den Vermieter, denn es handelt sich um Umstände aus seiner Sphäre (BGH VIII ZR 27/07, Rn. 28).³

Entscheidend ist der tatsächliche Zeitaufwand des Hauswarts für die jeweiligen Arbeiten; die Leistungsbeschreibung im Hausmeistervertrag ist nur ein Indiz (BGH VIII ZR 27/07, Rn. 29).³

Der Bundesgerichtshof hat das am 20.05.2026 bestätigt: Eine bloße Auflistung der Aufgaben ist keine nachvollziehbare Aufschlüsselung, weil sie nicht auf die Gewichtung der einzelnen Tätigkeiten nach tatsächlichem Aufwand oder sonst vergütungsrelevanten Gesichtspunkten schließen lässt (BGH VIII ZR 6/24, Rn. 56).⁴

Die Prozentzahlen in der Tabelle sind Fallzahlen aus den genannten Entscheidungen. Sie sind kein Richtwert dafür, wie viel der Vermieter abziehen müsste oder dürfte.^3,4

Wie gehe ich vor, wenn die Hausmeisterkosten nur pauschal gekürzt sind?

Teilen Sie dem Vermieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung mit, dass Sie den pauschalen Abzug bestreiten (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).⁶ Dann muss er die Kosten nachvollziehbar aufschlüsseln (BGH VIII ZR 27/07).³

Die Position fällt nicht automatisch ganz weg: Das Gericht muss prüfen, ob sich nicht wenigstens ein umlagefähiger Mindestbetrag schätzen lässt. Eine Schätzung darf erst unterbleiben, wenn sie mangels jeglicher konkreter Anhaltspunkte völlig in der Luft hinge und daher willkürlich wäre (BGH VIII ZR 6/24, Rn. 57 und 58).⁴

Die Einwendungsfrist gilt nach dem Bundesgerichtshof grundsätzlich auch für den Einwand, der Vermieter habe die Wirtschaftlichkeit nicht beachtet (BGH VIII ZR 6/24).⁴ Ob sie im dort entschiedenen Fall den Einwand zu den Hauswartkosten ausschloss, blieb offen, weil sich der Vermieter in den Vorinstanzen nicht darauf berufen hatte (Rn. 52).⁴

Was gilt, wenn der Vermieter den Hausmeister selbst beschäftigt?

Der Vermieter darf die von eigenem Personal erbrachten Hausmeisterdienste mit dem Betrag ansetzen, den ein Dritter für eine gleichwertige Leistung verlangen könnte, ohne Umsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 S. 2 BetrKV).⁷ Angesetzt werden dürfen aber nur „realistische“ Kosten (BGH VIII ZR 41/12).⁸

Das gilt nach dem Bundesgerichtshof auch für institutionelle Vermieter, die Hausmeisterdienste und Gartenpflegearbeiten durch eigenes Personal erbringen lassen (BGH VIII ZR 41/12, Rn. 10).⁸

Gemeint sind nicht beliebige, von einem Drittunternehmer nur gefälligkeitshalber bescheinigte Kosten, sondern realistische Kosten (BGH VIII ZR 41/12, Rn. 12).⁸

Sind meine Hausmeisterkosten im Vergleich zu hoch?

Der Betriebskostenspiegel des Deutschen Mieterbundes nennt für den Hauswart im Abrechnungsjahr 2024 einen Durchschnitt von 0,37 € je Quadratmeter und Monat, wenn Gebäudereinigung, Gartenpflege und Winterdienst nicht separat abgerechnet werden, und von 0,21 €, wenn sie separat abgerechnet werden.⁹

Ein Durchschnitt bedeutet: Alle erfassten Kosten werden zusammengezählt und gleichmäßig auf die Fläche verteilt, einzelne besonders teure Häuser ziehen ihn nach oben. Einen Median, also den typischen Fall, bei dem die Hälfte der Häuser darüber und die Hälfte darunter liegt, veröffentlicht der Mieterbund nicht.⁹

Ein höherer Betrag als der Durchschnitt beweist allein keinen Fehler: Mit dem Hinweis auf einen überregional ermittelten Durchschnitt genügt der Mieter seiner Darlegungslast nicht, denn er trägt die Darlegungs- und Beweislast für einen Verstoß gegen die Wirtschaftlichkeit (BGH VIII ZR 340/10).⁵

Fehlende Vergleichsangebote sind für sich kein Verstoß. Entscheidend ist, ob der Vermieter die Leistungen zu nicht marktgerechten, objektiv überhöhten Preisen beauftragt hat (BGH VIII ZR 6/24).⁴

Bei Dienstleistungsverträgen, die schon vor Abschluss des Mietvertrags geschlossen wurden, etwa mit einem Hausmeisterdienst, kommt ein Verstoß nur in Betracht, soweit eine Korrektur, etwa durch Kündigung, während des Mietverhältnisses möglich und wirtschaftlich zumutbar war (BGH VIII ZR 230/21).¹⁰

Wo finde ich die Hausmeisterkosten in meiner Abrechnung und was prüfe ich?

Suchen Sie die Position „Hausmeister“ oder „Hauswart“ (Nr. 14) und prüfen Sie, ob darin Reparatur-, Verwaltungs- oder Notdienstkosten stecken und ob Gartenpflege, Reinigung oder Winterdienst noch einmal als eigene Position erscheinen (§ 2 S. 1 Nr. 14 BetrKV).¹

Zur Klärung können Sie Einsicht in die Belege verlangen; der Vermieter hat sie auf Verlangen zu gewähren (§ 556 Abs. 4 S. 1 BGB).⁶

Unsere Prüfung erkennt Hausmeister-Positionen, deren Bezeichnung oder Aufschlüsselung Reparatur-, Verwaltungs- oder Notdienstkosten nennt, meldet eine Notdienstpauschale als nicht umlagefähig, findet doppelt abgerechnete Gartenpflege, Reinigung oder Winterdienst und vergleicht die Hausmeisterkosten je Quadratmeter mit dem Betriebskostenspiegel.

Den Reparaturanteil einer Hausmeister-Position beziffert die Prüfung nur, wenn die Abrechnung ihn selbst ausweist.