Nebenkostenabrechnung: Fristen für Vermieter und Mieter
Von Thomas Mücke, Gründer und Inhaber
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Kurz gesagt
Der Vermieter muss die Nebenkostenabrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB).1 Kommt sie später, kann er keine Nachforderung mehr geltend machen. Als Mieter haben Sie ab Zugang der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einwendungen mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).1
Das Wichtigste in Kürze
- Der Vermieter muss die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen.1 Für das Jahr 2025 ist das der 31.12.2026.1
- Maßgeblich ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf der Abrechnung und nicht der Tag der Absendung (BGH VIII ZR 107/08).2
- Nach Fristablauf ist nur die Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen. Ausnahme: Er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
- Als Mieter haben Sie zwölf Monate ab Zugang, um Einwendungen mitzuteilen.1 Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, auch gegen Kosten, die gar nicht umlagefähig sind.
- Beide Fristen laufen nur bei einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Inhaltliche Fehler lassen sich dagegen auch nach Fristablauf noch berichtigen.
Bis wann muss der Vermieter die Nebenkostenabrechnung schicken?
Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums.1 Endet der Zeitraum am 31.12.2025, muss die Abrechnung dem Mieter bis zum 31.12.2026 zugehen.1
So steht es in § 556 Abs. 3 S. 2 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.1 Über Vorauszahlungen auf Betriebskosten ist nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB jährlich abzurechnen.1
Die Beispiele in der Tabelle sind aus dem Gesetzeswortlaut abgeleitet. Sie ersetzen keine Prüfung Ihres Einzelfalls.
| Abrechnungszeitraum | Ende des Zeitraums | Abrechnung muss zugehen bis |
|---|---|---|
| 01.01.2025 bis 31.12.2025 | 31.12.2025 | 31.12.2026 |
| 01.04.2025 bis 31.03.2026 | 31.03.2026 | 31.03.2027 |
| 01.07.2025 bis 30.06.2026 | 30.06.2026 | 30.06.2027 |
Reicht es, wenn der Vermieter die Abrechnung rechtzeitig abschickt?
Nein. Entscheidend ist, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der Frist zugeht. Die rechtzeitige Absendung genügt nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nicht.2
Der Bundesgerichtshof hat am 21.01.2009 entschieden (VIII ZR 107/08), dass die Frist nur gewahrt ist, wenn die Abrechnung dem Mieter noch innerhalb der Frist zugeht.2 Die Post ist dabei Erfüllungsgehilfe des Vermieters: Verzögerungen und Verluste auf dem Postweg gehen zu seinen Lasten.
Für Sie als Mieter ist deshalb das Datum wichtig, an dem die Abrechnung bei Ihnen ankam. Notieren Sie es, zum Beispiel mit dem Poststempel oder dem Eingangsdatum der E-Mail. Das Erstellungsdatum auf der Abrechnung ist nur ein Hinweis.
Was passiert, wenn der Vermieter zu spät abrechnet?
Dann ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen. Das gilt nur dann nicht, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
Der Wortlaut von § 556 Abs. 3 S. 3 BGB schließt nur die Nachforderung des Vermieters aus.1 Ein Guthaben, das der Mieter aus seinen Vorauszahlungen zurückbekommt, wird davon nicht erfasst.
Ob der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat, lässt sich nicht aus der Abrechnung ablesen. Fragen Sie in diesem Fall nach dem Grund der Verspätung und halten Sie das Zugangsdatum fest. Eine automatische Prüfung kann diese Ausnahme nicht bewerten; unser Bericht weist deshalb darauf hin, statt sie zu unterstellen.
Ist Ihnen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen?
- Ja
- Die Frist ist gewahrt, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist.
- Nein
- Weiter mit Frage 2.
Hat der Vermieter die Verspätung zu vertreten?
- Ja
- Die Nachforderung ist ausgeschlossen. Ein Guthaben für Sie ist davon nicht erfasst.
- Nein
- Der Ausschluss gilt nicht.
Grafik als Text
Zwei Fragen. Erstens: Ist Ihnen die Abrechnung bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugegangen? Dann ist die Frist gewahrt, wenn die Abrechnung formell ordnungsgemäß ist. Wenn nicht, folgt die zweite Frage: Hat der Vermieter die Verspätung zu vertreten? Dann ist seine Nachforderung ausgeschlossen; ein Guthaben für Sie ist davon nicht erfasst. Hat er sie nicht zu vertreten, gilt der Ausschluss nicht.
Wann gilt eine Nebenkostenabrechnung als formell ordnungsgemäß?
Wenn sie die Mindestangaben enthält: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen.
Diese vier Angaben nennt der Bundesgerichtshof als ständige Rechtsprechung (VIII ZR 244/18, Rn. 8).4 Rechtsgrundlage ist § 556 Abs. 3 S. 1 BGB in Verbindung mit § 259 Abs. 1 BGB, der eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben verlangt.15
Die Frist des Vermieters wird nur mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt. Allein inhaltliche Fehler können dagegen auch nach Fristablauf korrigiert werden (VIII ZR 84/07, Rn. 14).3 Ein Rechenfehler macht eine Abrechnung also nicht unwirksam.
Hat der Vermieter vorab nicht umlagefähige Anteile herausgerechnet, genügt als Gesamtkosten der Betrag, der auf die Mieter umgelegt wird. Die Rechenschritte muss er nicht darlegen (VIII ZR 93/15).6
- Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart
- Angabe und, wenn nötig, Erläuterung des Verteilerschlüssels
- Berechnung des Anteils des Mieters
- Abzug der geleisteten Vorauszahlungen
| Art des Fehlers | Beispiel | Folge |
|---|---|---|
| Formeller Fehler | Eine der vier Mindestangaben fehlt (VIII ZR 244/18, Rn. 8).4 | Die Frist des Vermieters wird damit nicht gewahrt (VIII ZR 84/07, Rn. 14).3 Die Einwendungsfrist des Mieters beginnt erst mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (VIII ZR 279/06).7 |
| Inhaltlicher Fehler | Ein Rechenfehler | Lässt sich auch nach Fristablauf korrigieren; die Abrechnung wird dadurch nicht unwirksam (VIII ZR 84/07, Rn. 14).3 |
Wie lange hat der Mieter Zeit für Einwendungen gegen die Abrechnung?
Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung.1 Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang müssen Sie dem Vermieter Ihre Einwendungen mitteilen.1 Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen.
Das regelt § 556 Abs. 3 S. 5 und 6 BGB.1 Eine Ausnahme gilt, wenn der Mieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Geht Ihnen die Abrechnung zum Beispiel am 15.03.2026 zu, läuft die Frist bis zum 31.03.2027.1
Die Frist beginnt nur mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung. Zu den fristgebundenen Einwendungen gehört auch der Einwand, dass es für eine einzelne Kostenart keine Umlagevereinbarung im Mietvertrag gibt (VIII ZR 279/06).7
Der Ausschluss gilt grundsätzlich sogar für Kosten, die in der Wohnraummiete generell nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen (VIII ZR 209/15).8 Eine Einwendung gegen die Abrechnung lohnt sich daher nur rechtzeitig.
| Frist | Beginn | Ende | Folge bei Versäumnis | Ausnahme |
|---|---|---|---|---|
| Abrechnungsfrist des Vermieters | Ende des Abrechnungszeitraums | Ablauf des zwölften Monats danach (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB)1 | Nachforderung ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB)1 | Er hat die Verspätung nicht zu vertreten. |
| Einwendungsfrist des Mieters | Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (VIII ZR 279/06)7 | Ablauf des zwölften Monats nach Zugang (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB)1 | Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB)1 | Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. |
- 15.03.2026Die formell ordnungsgemäße Abrechnung geht Ihnen zu. Die Einwendungsfrist beginnt.
- bis 31.03.2027Teilen Sie dem Vermieter Ihre Einwendungen mit.
- danachEinwendungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Grafik als Text
Geht Ihnen eine formell ordnungsgemäße Abrechnung am 15.03.2026 zu, beginnt die Einwendungsfrist. Bis zum 31.03.2027 müssen Sie dem Vermieter Ihre Einwendungen mitteilen. Danach sind sie grundsätzlich ausgeschlossen, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Was gilt bei einem Abrechnungszeitraum von mehr als zwölf Monaten?
Grundsätzlich ist jährlich abzurechnen. Eine einmalige einvernehmliche Verlängerung, um auf eine Abrechnung nach Kalenderjahren umzustellen, ist nach der Rechtsprechung zulässig.9
Nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB ist über die Vorauszahlungen jährlich abzurechnen.1 Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass diese Vorschrift einer einmaligen einvernehmlichen Verlängerung zum Zweck der Umstellung auf eine kalenderjährliche Abrechnung nicht entgegensteht (VIII ZR 316/10).9
Welche Folgen ein zu langer Zeitraum ohne solche Umstellung hat, haben wir in den von uns gelesenen Quellen nicht abschließend geklärt gefunden. Unser Bericht nennt einen solchen Zeitraum deshalb nur als Hinweis zum Prüfen, ohne einen Betrag anzusetzen.
Häufige Fragen
Ab wann läuft die Abrechnungsfrist des Vermieters?
Sie läuft ab dem Ende des Abrechnungszeitraums und endet mit Ablauf des zwölften Monats danach (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB).1 Endet der Zeitraum am 31.12.2025, ist der letzte Tag für den Zugang der 31.12.2026.1
Muss ich die Nachzahlung leisten, wenn die Abrechnung zu spät kam?
Nach § 556 Abs. 3 S. 3 BGB ist die Nachforderung des Vermieters ausgeschlossen, wenn die Abrechnung nach Fristablauf zugeht und er die Verspätung zu vertreten hat.1 Ob das in Ihrem Fall zutrifft, hängt vom Zugangsdatum und von den Gründen der Verspätung ab. Das ist eine Frage des Einzelfalls.
Zählt das Datum auf der Abrechnung oder der Tag des Zugangs?
Der Zugang beim Mieter. Die rechtzeitige Absendung genügt nicht, und Verzögerungen bei der Post gehen zulasten des Vermieters (BGH VIII ZR 107/08).2
Muss ich meine Einwendungen schriftlich einreichen?
Der Gesetzestext verlangt nur, dass der Mieter die Einwendungen „mitzuteilen“ hat, und nennt keine bestimmte Form (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).1 Weil Sie den Zugang im Streitfall belegen müssen, ist eine Mitteilung in Textform, etwa per E-Mail oder Brief, sinnvoll.
Kann ich nach Ablauf der Einwendungsfrist noch etwas beanstanden?
Grundsätzlich nicht. Der Ausschluss gilt nach der Rechtsprechung auch für Kosten, die in der Wohnraummiete gar nicht auf den Mieter umgelegt werden können (VIII ZR 209/15).8 Ausnahme ist, dass Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB).1
Beginnt die Einwendungsfrist auch bei einer fehlerhaften Abrechnung?
Die Frist beginnt mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (BGH VIII ZR 279/06).7 Fehlt eine Mindestangabe, ist die Abrechnung formell nicht ordnungsgemäß. Ob das bei Ihnen der Fall ist, sollten Sie früh klären, damit Sie keine Frist verpassen.
Quellen
- § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Stand: zuletzt geändert durch Art. 6 G v. 23.7.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226), abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08 (Zugang der Abrechnung), Stand: 21.01.2009, abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07 (formell ordnungsgemäße Abrechnung), Stand: 09.04.2008, abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18 (Mindestangaben), Stand: 29.01.2020, abgerufen am zurück zum Text
- § 259 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Stand: zuletzt geändert durch Art. 6 G v. 23.7.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226), abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15 (Gesamtkosten), Stand: 20.01.2016, abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 10.10.2007 – VIII ZR 279/06 (Einwendungen des Mieters), Stand: 10.10.2007, abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 11.05.2016 – VIII ZR 209/15 (Einwendungsausschluss), Stand: 11.05.2016, abgerufen am zurück zum Text
- BGH, Entscheidung vom 27.07.2011 – VIII ZR 316/10 (Abrechnungszeitraum), Stand: 27.07.2011, abgerufen am zurück zum Text
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