Nebenkostenabrechnung prüfen

Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung: so gehen Sie vor

Von , Gründer und Inhaber
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Thomas Mücke bei LinkedIn (öffnet in neuem Fenster)

Kurz gesagt

Das Gesetz spricht nicht von „Widerspruch“, sondern von Einwendungen. Sie müssen sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).1 Eine bestimmte Form nennt das Gesetz nicht; für den Nachweis ist Textform sinnvoll. Ein Muster steht unten.

Das Wichtigste in Kürze

  • Der „Widerspruch“ ist rechtlich eine Einwendung. Sie haben dafür zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung.1
  • Nennen Sie jede beanstandete Position einzeln und begründen Sie kurz, warum. Pauschale Kritik hilft wenig.
  • Bitten Sie zusätzlich um Belegeinsicht. Der Vermieter darf die Belege elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).1
  • Bei einem pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Anteile genügt ein schlichtes Bestreiten; die Aufschlüsselung muss der Vermieter liefern (BGH VIII ZR 27/07).2
  • Für die Wirtschaftlichkeit der Kosten trägt der Mieter die Beweislast. Ein Vergleich mit Durchschnittswerten allein genügt dafür nicht (BGH VIII ZR 340/10).3

Was bedeutet „Widerspruch“ gegen die Nebenkostenabrechnung rechtlich?

Das Gesetz kennt keinen „Widerspruch“, sondern Einwendungen des Mieters gegen die Abrechnung. Gemeint ist die Mitteilung an den Vermieter, mit welchen Punkten Sie nicht einverstanden sind.

In § 556 Abs. 3 S. 5 BGB heißt es, der Mieter habe Einwendungen gegen die Abrechnung dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitzuteilen.1 Im Alltag wird dafür das Wort Widerspruch verwendet. Für Ihre Suche nach einem Muster ist das dasselbe Schreiben.

Ein Widerspruch bedeutet nicht, dass die Nachzahlung automatisch entfällt. Er hält fest, dass Sie die Abrechnung beanstanden, und stößt die Klärung an.

Bis wann muss ich der Abrechnung widersprechen?

Spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung.1 Danach können Sie Einwendungen nicht mehr geltend machen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.

Die Frist beginnt mit dem Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung (BGH VIII ZR 279/06).4 Dazu gehören die Gesamtkosten, die Verteilerschlüssel, Ihr Anteil und der Abzug der geleisteten Vorauszahlungen (BGH VIII ZR 244/18).5

Warten Sie nicht bis zum letzten Tag. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass der Ausschluss grundsätzlich auch für Kosten gilt, die in der Wohnraummiete generell nicht auf den Mieter umgelegt werden können (BGH VIII ZR 209/15).6 Die Quellen, die wir gelesen haben, nennen keine Verlängerung der Frist durch eine Bitte um Belegeinsicht.

Einwendungsfrist, vorsichtig gerechnet, bei Zugang am 12.08.146
  1. 12.08.Die formell ordnungsgemäße Abrechnung geht Ihnen zu. Die Frist beginnt.
  2. 12.08. des FolgejahresVorsichtig gerechnet sollte Ihr Schreiben bis dahin beim Vermieter sein. Ob die Frist erst am Monatsende endet, ist nicht höchstrichterlich geklärt.
  3. danachEinwendungen sind grundsätzlich ausgeschlossen, auch gegen generell nicht umlagefähige Kosten, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
Grafik als Text

Geht Ihnen die formell ordnungsgemäße Abrechnung am 12.08. zu, beginnt die Einwendungsfrist. Vorsichtig gerechnet sollte Ihr Schreiben bis zum 12.08. des Folgejahres beim Vermieter sein; ob die Frist erst am Monatsende endet, ist nicht höchstrichterlich geklärt. Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, auch gegen Kosten, die generell nicht umlagefähig sind, außer Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.

Welche Fehler in der Abrechnung lohnen eine Einwendung?

Typische Ansatzpunkte sind eine zu späte oder formell unvollständige Abrechnung, Rechenfehler, nicht umlagefähige Kosten, ein falscher Verteilerschlüssel oder eine falsche Wohnfläche und fehlerhafte Heizkosten.

Zu jedem dieser Punkte finden Sie in unseren übrigen Ratgebern die Quellen. Ob ein Fehler in Ihrem Fall vorliegt, hängt von den Unterlagen und vom Mietvertrag ab.

Wo Sie hinschauen können
PrüfpunktWorum es gehtGrundlage
FristKam die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Zeitraums bei Ihnen an?§ 556 Abs. 3 BGB; BGH VIII ZR 107/0817
MindestangabenGesamtkosten, Verteilerschlüssel, Ihr Anteil und Vorauszahlungen sind angegebenBGH VIII ZR 244/185
RechenfehlerAnteil, Summen und Ergebnis stimmen. Ein Rechenfehler lässt sich auch nach Fristablauf korrigierenBGH VIII ZR 84/078
VorauszahlungenAbgezogen sind die tatsächlich geleisteten VorauszahlungenBGH VIII ZR 244/185
Nicht umlagefähige KostenVerwaltung, Instandhaltung, Notdienstpauschale, Leerstand§ 1 Abs. 2 BetrKV; BGH VIII ZR 62/19; BGH VIII ZR 159/0591011
Kabel-TVEntgelte und Gebühren nach dem 30.06.2024 sind nicht mehr umlagefähig§ 2 BetrKV12
WohnflächeMaßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche, nicht die im Vertrag genannteBGH VIII ZR 220/1713
HeizkostenVerbrauchsabhängige Verteilung, CO2-Kosten, Kürzungsrechtesiehe unseren Ratgeber zur Heizkostenabrechnung

Was gehört in das Schreiben?

Bezeichnen Sie die Abrechnung (Zeitraum, Datum, Zugangsdatum), nennen Sie jede beanstandete Position mit einer kurzen Begründung und bitten Sie um Einsicht in die Belege. Formulieren Sie sachlich.

Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass das Einsichtsrecht auch die Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer umfasst (BGH VIII ZR 189/17).14 Der Vermieter darf die Belege nach § 556 Abs. 4 BGB elektronisch bereitstellen; deshalb bittet das Muster um „Einsicht bzw. elektronische Bereitstellung“.1

  • Absender, Empfänger, Datum, Betreff mit Abrechnungszeitraum
  • Datum, an dem die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist
  • Jede beanstandete Position einzeln mit kurzer Begründung
  • Bitte um Einsicht in die Belege, auch in die Verbrauchsdaten der anderen Nutzer, wenn nach Verbrauch verteilt wird
  • Eine Frist für die Antwort und, falls gewünscht, die Bitte um eine elektronische Bereitstellung der Belege
In fünf Schritten zu Ihrem Schreiben114
  1. Zugangsdatum notierenDas Datum, an dem die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist.
  2. Abrechnung prüfenGehen Sie die Prüfpunkte aus der Tabelle oben durch.
  3. Positionen beanstandenJede beanstandete Position einzeln mit kurzer Begründung.
  4. Belegeinsicht erbittenEinsicht oder elektronische Bereitstellung, auch der Verbrauchsdaten der anderen Nutzer, wenn nach Verbrauch verteilt wird.
  5. Frist setzen und sendenEine Frist für die Antwort nennen und das Schreiben in Textform schicken, etwa als Brief oder E-Mail.
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Fünf Schritte: Notieren Sie das Datum, an dem die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist. Prüfen Sie die Abrechnung anhand der Prüfpunkte. Nennen Sie jede beanstandete Position einzeln mit kurzer Begründung. Bitten Sie um Einsicht in die Belege oder deren elektronische Bereitstellung, auch in die Verbrauchsdaten der anderen Nutzer, wenn nach Verbrauch verteilt wird. Setzen Sie eine Frist für die Antwort und schicken Sie das Schreiben in Textform, etwa als Brief oder E-Mail.

Muster: Einwendungen und Bitte um Belegeinsicht

[Ihr Name, Ihre Anschrift] [Name und Anschrift des Vermieters bzw. der Hausverwaltung] [Ort, Datum] Betreff: Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum [von] bis [bis], Einwendungen und Bitte um Belegeinsicht Sehr geehrte Damen und Herren, Ihre Abrechnung vom [Datum der Abrechnung] für den Zeitraum [von] bis [bis] ist mir am [Datum des Zugangs] zugegangen. Ich erhebe dazu folgende Einwendungen: 1. Position „[Bezeichnung laut Abrechnung]“ ([Betrag] Euro): [kurze Begründung, zum Beispiel: Die Kosten betreffen nach meinem Verständnis die Verwaltung des Gebäudes.] 2. Position „[Bezeichnung]“ ([Betrag] Euro): [kurze Begründung] 3. [weitere Punkte] Zur Prüfung bitte ich um Einsicht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege, hilfsweise um deren elektronische Bereitstellung. Das betrifft auch die Verbrauchsdaten der anderen Nutzer, soweit nach Verbrauch verteilt wurde. Bitte teilen Sie mir bis zum [Datum] einen Termin oder den Zugang zu den Unterlagen mit. Mit freundlichen Grüßen [Name]

Muss ich die Nachzahlung leisten, solange ich widerspreche?

Darauf gibt es keine pauschale Antwort. Der Bundesgerichtshof hat entschieden: Ein Mieter muss eine Nachzahlung nicht leisten, solange und soweit der Vermieter ein berechtigtes Verlangen nach Belegvorlage nicht erfüllt.14

Das ergibt sich aus der Entscheidung VIII ZR 189/17.14 Ob Sie unter Vorbehalt zahlen, teilweise zahlen oder die Zahlung zurückhalten, hängt von Ihrem Fall ab. Dazu geben wir keine Empfehlung, denn wir bieten keine Rechtsberatung. Ein Mieterverein oder eine Rechtsanwältin kann das für Ihren Einzelfall beurteilen.

Was passiert nach dem Widerspruch?

Der Vermieter muss Ihnen die Belege zugänglich machen und, wenn er einen Abzug nur pauschal vorgenommen hat, die Kosten aufschlüsseln. Für unwirtschaftliche Kosten tragen dagegen Sie die Beweislast.

Zieht der Vermieter nicht umlagefähige Kostenanteile nur pauschal ab, genügt ein schlichtes Bestreiten des Mieters. Dann muss der Vermieter die Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden können (BGH VIII ZR 27/07).2

Behaupten Sie dagegen, eine Position sei zu teuer, weil der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit verletzt sei, tragen Sie die Darlegungs- und Beweislast. Der bloße Hinweis darauf, dass der Kostenansatz einen überregionalen Durchschnitt übersteigt, genügt dafür nicht (BGH VIII ZR 340/10).3 Belegeinsicht kann helfen, konkrete Anhaltspunkte zu finden.

Wer nach dem Widerspruch was darlegen muss
Ihr EinwandWas von Ihnen verlangt wirdWas der Vermieter tun mussGrundlage
Nicht umlagefähige Anteile sind nur pauschal abgezogenEin schlichtes Bestreiten genügtDie Kosten nachvollziehbar so aufschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Anteile herausgerechnet werden könnenBGH VIII ZR 27/072
Eine Position ist zu teuer, die Wirtschaftlichkeit ist verletztSie tragen die Darlegungs- und Beweislast; der bloße Hinweis auf einen überregionalen Durchschnitt genügt nicht (BGH VIII ZR 340/10)3; Belegeinsicht kann helfen, konkrete Anhaltspunkte zu findenIhnen die Belege zugänglich machenBeweislast: BGH VIII ZR 340/103

Häufige Fragen

Wie lange habe ich Zeit, der Nebenkostenabrechnung zu widersprechen?

Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).1 Ob die Frist an dem Tag endet, der dem Tag des Zugangs entspricht, oder erst am Monatsende, ist nicht höchstrichterlich geklärt. Rechnen Sie vorsichtig mit dem früheren Tag: Kam die Abrechnung am 12.08. an, sollte Ihr Schreiben bis zum 12.08. des Folgejahres beim Vermieter sein.

Muss der Widerspruch in einer bestimmten Form erfolgen?

Das Gesetz sagt nur, der Mieter habe die Einwendungen mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB), und nennt keine Form.1 Weil Sie den Zugang belegen können sollten, empfiehlt sich Textform, zum Beispiel ein Brief oder eine E-Mail.

Kann ich die Abrechnung auch ohne Begründung beanstanden?

Möglich ist es, aber wenig wirksam. Wer die Positionen einzeln benennt und kurz begründet, macht der anderen Seite die Prüfung leicht. Bei einem pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Anteile genügt allerdings ein schlichtes Bestreiten (BGH VIII ZR 27/07).2

Verliere ich meine Rechte, wenn ich die Frist verpasse?

Grundsätzlich ja: Nach Fristablauf können Einwendungen nicht mehr geltend gemacht werden, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 6 BGB).1 Das gilt nach der Rechtsprechung auch für Kosten, die generell nicht umlagefähig sind (BGH VIII ZR 209/15).6

Kann ich einfach einen Teil der Nachzahlung abziehen?

Das hängt vom Einzelfall ab und ist keine Frage, die ein Ratgeber für Sie beantworten kann. Belegt ist nur: Solange der Vermieter ein berechtigtes Verlangen nach Belegvorlage nicht erfüllt, muss der Mieter eine Nachzahlung nicht leisten (BGH VIII ZR 189/17).14

Quellen

  1. § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), Stand: zuletzt geändert durch Art. 6 G v. 23.7.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 226), abgerufen am zurück zum Text
  2. BGH, Entscheidung vom 20.02.2008 – VIII ZR 27/07 (Aufschlüsselung), Stand: 20.02.2008, abgerufen am zurück zum Text
  3. BGH, Entscheidung vom 06.07.2011 – VIII ZR 340/10 (Wirtschaftlichkeit), Stand: 06.07.2011, abgerufen am zurück zum Text
  4. BGH, Entscheidung vom 10.10.2007 – VIII ZR 279/06 (Einwendungen des Mieters), Stand: 10.10.2007, abgerufen am zurück zum Text
  5. BGH, Entscheidung vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18 (Mindestangaben), Stand: 29.01.2020, abgerufen am zurück zum Text
  6. BGH, Entscheidung vom 11.05.2016 – VIII ZR 209/15 (Einwendungsausschluss), Stand: 11.05.2016, abgerufen am zurück zum Text
  7. BGH, Entscheidung vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08 (Zugang der Abrechnung), Stand: 21.01.2009, abgerufen am zurück zum Text
  8. BGH, Entscheidung vom 09.04.2008 – VIII ZR 84/07 (formell ordnungsgemäße Abrechnung), Stand: 09.04.2008, abgerufen am zurück zum Text
  9. § 1 BetrKV (Betriebskostenverordnung), Stand: zuletzt geändert durch Art. 4 G v. 16.10.2023 (BGBl. 2023 I Nr. 280), abgerufen am zurück zum Text
  10. BGH, Entscheidung vom 18.12.2019 – VIII ZR 62/19 (Notdienstpauschale), Stand: 18.12.2019, abgerufen am zurück zum Text
  11. BGH, Entscheidung vom 31.05.2006 – VIII ZR 159/05 (Leerstand), Stand: 31.05.2006, abgerufen am zurück zum Text
  12. § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung), Stand: zuletzt geändert durch Art. 4 G v. 16.10.2023 (BGBl. 2023 I Nr. 280), abgerufen am zurück zum Text
  13. BGH, Entscheidung vom 30.05.2018 – VIII ZR 220/17 (tatsächliche Wohnfläche), Stand: 30.05.2018, abgerufen am zurück zum Text
  14. BGH, Entscheidung vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17 (Belegeinsicht), Stand: 07.02.2018, abgerufen am zurück zum Text

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