Nebenkostenabrechnung Verjährung: Nachforderung, Guthaben und Kaution

Wie lange dauert die Verjährung bei der Nebenkostenabrechnung?

Drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zuging (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB)^1,2. Geht die Abrechnung am 10.11.2025 zu, verjährt die Nachforderung in aller Regel mit Ablauf des 31.12.2028².

Die Abrechnung wird mit Zugang fällig, ohne dass eine Prüffrist abzuwarten ist (BGH 07.02.2018, VIII ZR 189/17, Rn. 25)¹². Ohne Rücksicht auf die Kenntnis verjähren Ansprüche spätestens zehn Jahre nach ihrer Entstehung (§ 199 Abs. 4 BGB)².

Der Bundesgerichtshof rechnet so: Eine am 31.08.2007 erteilte Abrechnung ließ die Verjährung am 31.12.2007 beginnen und am 31.12.2010 enden (BGH 20.07.2016, VIII ZR 263/14, Rn. 13)³. Ebenso lief die Frist für eine Abrechnung vom 30.06.2006 am 31.12.2009 ab (VIII ZR 146/11, Rn. 8)¹¹. Ob der Anspruch erst mit der Abrechnung „entstanden“ ist, hat der Bundesgerichtshof am 12.12.2012 ausdrücklich offengelassen (VIII ZR 264/12, Rn. 9)⁵.

Die Beispiele in der Tabelle sind aus dem Gesetzeswortlaut abgeleitet. Sie ersetzen keine Prüfung Ihres Einzelfalls.

Behält sich der Vermieter die Nachberechnung einer Position vor, beginnt die Verjährung dieser Forderung nicht vor seiner Kenntnis, wie bei einer rückwirkenden Neufestsetzung der Grundsteuer (VIII ZR 264/12)⁵.

Wann verjährt ein Guthaben oder die Rückforderung des Mieters?

Auch der Anspruch des Mieters auf ein Guthaben wird mit der Erteilung der Abrechnung fällig (BGH VIII ZR 57/04, II 5 c)¹³. Für die Verjährung gilt daher in aller Regel dieselbe Frist von drei Jahren ab Jahresende (§§ 195, 199 BGB)^1,2.

Ist das Mietverhältnis beendet und rechnet der Vermieter nicht fristgerecht ab, wird der Rückforderungsanspruch des Mieters bereits fällig, wenn die Abrechnungsfrist erfolglos abgelaufen ist. Das gilt nicht, wenn der Vermieter die Frist ohne sein Verschulden nicht einhalten konnte (BGH 09.03.2005, VIII ZR 57/04, II 5 c)¹³. Daraus folgt in aller Regel ein Verjährungsbeginn am Ende des Jahres, in dem die Abrechnungsfrist ablief². Eine Entscheidung, die das wörtlich so sagt, haben wir nicht gefunden.

Ist das Mietverhältnis beendet, können Sie die Vorauszahlungen des Zeitraums insgesamt zurückverlangen (VIII ZR 57/04)¹³. Besteht es fort, gibt es keine Rückzahlung, aber ein Zurückbehaltungsrecht an den laufenden Vorauszahlungen nach § 273 Abs. 1 BGB (BGH 29.03.2006, VIII ZR 191/05)^14,15. Nach Mietende ist die Rückzahlung eingeschränkt, soweit die Zurückbehaltung schon während der Mietzeit möglich war (BGH 26.09.2012, VIII ZR 315/11)¹⁶.

Ist eine zu späte Abrechnung dasselbe wie Verjährung?

Nein, die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten ist eine Ausschlussfrist (§ 556 Abs. 3 S. 2, 3 BGB)⁴. Nach ihrem Ablauf ist die Nachforderung erloschen, nicht nur verjährt (BGH VIII ZR 94/05, Rn. 10)⁶. Wann ein Vermieter trotz Verspätung nachfordern darf, erklärt unser Ratgeber zu den Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Kann ich einen gezahlten Betrag zurückverlangen, wenn der Anspruch verjährt oder ausgeschlossen war?

Das hängt vom Grund ab. Was Sie auf eine wegen Fristablaufs ausgeschlossene Nachforderung gezahlt haben, können Sie in der Regel zurückverlangen (BGH VIII ZR 94/05)⁶. Ausgeschlossen ist das, wenn Sie wussten, dass Sie nicht zahlen mussten (§ 814 BGB)¹⁸. Was auf einen verjährten Anspruch gezahlt wurde, bleibt beim Vermieter (§ 214 Abs. 2 BGB)¹⁷.

Der Bundesgerichtshof begründet das so: Nach Ablauf der Abrechnungsfrist besteht die Nachforderung nicht mehr⁶. Wer trotzdem zahlt, zahlt ohne Rechtsgrund und kann das Geld nach § 812 Abs. 1 S. 1 BGB zurückverlangen (BGH 18.01.2006, VIII ZR 94/05, Rn. 10)^6,19. Die Regel für verjährte Forderungen gilt hier ausdrücklich nicht (Rn. 11, 12)⁶.

Bei einem verjährten Anspruch dagegen kann das zu seiner Befriedigung Geleistete nicht zurückgefordert werden, auch wenn in Unkenntnis der Verjährung geleistet wurde (§ 214 Abs. 2 BGB)¹⁷. Nach Eintritt der Verjährung darf der Schuldner die Leistung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB)¹⁷. Ob Sie sich darauf berufen, ist eine Frage Ihres Einzelfalls. Dazu geben wir keine Empfehlung, denn wir bieten keine Rechtsberatung.

Wann wird die Verjährung gehemmt oder beginnt neu?

Schweben Verhandlungen über den Anspruch, ist die Verjährung gehemmt, also angehalten (§ 203 BGB)⁸; ebenso durch eine Klage oder einen Mahnbescheid (§ 204 BGB)⁹. Erkennt der Schuldner den Anspruch an, etwa durch Abschlagszahlung, beginnt die Verjährung neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB)¹⁰.

Die Hemmung durch Verhandlungen dauert, bis eine Seite die Fortsetzung verweigert. Die Verjährung tritt frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein (§ 203 BGB)⁸.

Gehemmt wird die Verjährung auch durch die Erhebung einer Klage oder die Zustellung eines Mahnbescheids (§ 204 Abs. 1 Nr. 1, 3 BGB)⁹. Kommt die Klage erst nach Ablauf der drei Jahre, hemmt sie nicht mehr (BGH VIII ZR 263/14, Rn. 13)³.

Ein Anerkenntnis kann „durch Abschlagszahlung, Zinszahlung, Sicherheitsleistung oder in anderer Weise“ erfolgen (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB)¹⁰. Zahlt der Mieter einen Teil und gibt damit zu erkennen, dass er auch den Rest schuldet, beginnt die Verjährung für den Rest neu (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB)¹⁰. Hat er vollständig gezahlt, stellt sich die Frage der Verjährung nicht mehr.

Kann der Vermieter sein Recht schon vor Ablauf der Verjährung verlieren?

Ja, durch Verwirkung, aber nur in Ausnahmefällen. Vor Ablauf der Verjährung kommt sie nach dem Bundesgerichtshof nur aus ganz besonderen Gründen in Betracht; neben der Abrechnungsfrist bleibt sie anwendbar (BGH 21.02.2012, VIII ZR 146/11, Rn. 6, 9)¹¹.

Verwirkt ist ein Recht, wenn es längere Zeit nicht geltend gemacht wurde und der Verpflichtete sich darauf einrichten durfte. Neben dem Zeitablauf müssen besondere Umstände hinzukommen (VIII ZR 146/11, Rn. 4)¹¹. Der entschiedene Fall betraf dreieinhalb Jahre Untätigkeit des Vermieters, jahrelanges Schweigen auf Beanstandungen und nach dem Ende des Mietverhältnisses weitere 34 Monate ohne Nachricht (Rn. 8 bis 13)¹¹.

Darf der Vermieter eine verjährte Nachzahlung mit der Kaution verrechnen?

Nein. Wegen bereits verjährter Betriebskostennachforderungen darf sich der Vermieter nicht aus der Kaution befriedigen (BGH 20.07.2016, VIII ZR 263/14)³.

Normalerweise darf sich ein Gläubiger auch wegen einer verjährten Forderung noch aus einer Sicherheit bedienen (§ 216 Abs. 1 BGB)²⁰. Das gilt nach § 216 Abs. 3 BGB nicht für regelmäßig wiederkehrende Forderungen²⁰. Dazu zählen nach dem Bundesgerichtshof die Nachforderungen aus Jahresabrechnungen (VIII ZR 263/14)³.