Umlageschlüssel bei den Nebenkosten: Welcher Verteilerschlüssel gilt?

Welcher Umlageschlüssel gilt für meine Nebenkosten?

Vorrang hat der Schlüssel, den der Mietvertrag vorsieht. Ohne Vereinbarung werden die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB); Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, nach einem Maßstab, der dem unterschiedlichen Verbrauch Rechnung trägt (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB).¹

Der Umlageschlüssel, auch Verteilerschlüssel oder Umlagemaßstab genannt, ist der Maßstab, nach dem der Vermieter die Gesamtkosten eines Hauses auf die einzelnen Mieter verteilt. Die Regel des § 556a Abs. 1 BGB lässt sich vertraglich ändern: Sie ist nach dem Bundesgerichtshof in vollem Umfang abdingbar, und die Parteien dürfen anstelle eines konkreten Schlüssels sogar ein einseitiges Leistungsbestimmungsrecht des Vermieters vereinbaren (BGH VIII ZR 257/13, Rn. 22).^1,4

Ist eine Eigentumswohnung vermietet und haben die Parteien nichts anderes vereinbart, gilt der Maßstab, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt; widerspricht er billigem Ermessen, wird nach der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 3 BGB).¹

Für Heizung und Warmwasser gelten Sonderregeln. Die Heizkostenverordnung geht rechtsgeschäftlichen Bestimmungen vor, außer bei Gebäuden mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV).⁵ Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Heizkosten werden nach dem erfassten Verbrauch verteilt, der Rest nach der Wohn- oder Nutzfläche oder dem umbauten Raum (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).⁶ Für das Warmwasser gilt dieselbe Spanne, der Rest wird nach der Wohn- oder Nutzfläche verteilt (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV).⁷ Vertragliche Bestimmungen, die einen höheren Verbrauchsanteil als 70 Prozent vorsehen, bleiben wirksam (§ 10 HeizkostenV).⁸ Die Einzelheiten stehen in unserem Ratgeber zur Heizkostenabrechnung.

Welche Verteilerschlüssel gibt es: Wohnfläche, Personen, Wohneinheiten, Verbrauch?

Gesetzlich vorgesehen sind die Wohnfläche und der erfasste Verbrauch. Andere Schlüssel wie die Personenzahl oder die Zahl der Wohneinheiten gelten nur, wenn sie vereinbart sind, weil § 556a Abs. 1 BGB abdingbar ist (BGH VIII ZR 257/13, Rn. 22).^1,4

Bei der Wohnfläche zählt die tatsächliche Fläche und nicht die Angabe im Mietvertrag (BGH VIII ZR 220/17, Rn. 19).⁹ Wie die Fläche gemessen wird, erklärt unser Ratgeber zur Wohnflächenberechnung. Bei einem Flächenschlüssel trägt der Vermieter den Leerstand selbst: Die auf leerstehende Wohnungen entfallenden Kosten kann er grundsätzlich nicht auf die Mieter abwälzen (BGH VIII ZR 159/05, Rn. 13).¹⁰

Bei der Personenzahl kommt es auf die tatsächliche Benutzung an und nicht auf die melderechtliche Registrierung; das Melderegister ist in einem Mietshaus mit vielen Wohnungen keine hinreichend genaue Grundlage (BGH VIII ZR 82/07, Rn. 8).¹¹

Beim Wasser ist der Vermieter nicht zu einer Umlage nach Verbrauch verpflichtet, solange nicht alle Mietwohnungen des Gebäudes mit Wasserzählern ausgestattet sind; bloße Zweifel des Mieters an der Billigkeit des Flächenmaßstabs genügen nicht, um eine Änderung zu rechtfertigen (BGH VIII ZR 188/07).¹²

Ein Schlüssel kann auch stillschweigend vereinbart sein, im entschiedenen Fall durch eine jahrzehntelange einverständliche Handhabung (BGH VIII ZR 52/05, Rn. 2 und 3).¹³ Deshalb ist nicht jede Abweichung von der Wohnfläche automatisch ein Fehler.

Darf der Vermieter den Umlageschlüssel ändern?

Nur eingeschränkt. Der Vermieter kann durch Erklärung in Textform bestimmen, dass die Betriebskosten künftig nach einem Maßstab umgelegt werden, der dem erfassten Verbrauch oder der erfassten Verursachung Rechnung trägt; die Erklärung ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (§ 556a Abs. 2 S. 1 und 2 BGB).¹

Textform bedeutet eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b S. 1 BGB).¹⁴ Waren die Kosten bisher in der Miete enthalten, ist die Miete bei der Umstellung entsprechend herabzusetzen (§ 556a Abs. 2 S. 3 BGB).¹ Eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung ist unwirksam (§ 556a Abs. 4 BGB).¹

Das Umstellungsrecht gilt auch für Mietverhältnisse, die schon vor dem 1. September 2001 bestanden (BGH VIII ZR 97/11).¹⁵ Die Änderung wirkt nur für die Zukunft und ist nur vor Beginn des Abrechnungszeitraums zulässig (BGH VIII ZR 78/15, Rn. 22).¹⁶

Im Fall VIII ZR 78/15 ging es um eine Umstellung, bei der verursachungsabhängige Kosten nicht vollständig nach erfasster Verursachung umgelegt wurden.¹⁶ Dort wurde die Müllumlage zu 70 % nach individueller Verursachung und zu 30 % nach der Wohnfläche verteilt (BGH VIII ZR 78/15, Rn. 3).¹⁶ Der Bundesgerichtshof hielt das für zulässig; der Vermieter darf das Änderungsrecht für einen künftigen Abrechnungszeitraum auch erneut ausüben (BGH VIII ZR 78/15, Leitsatz).¹⁶

Bei Heizung und Warmwasser wählt der Gebäudeeigentümer die Abrechnungsmaßstäbe. Er kann sie für künftige Abrechnungszeiträume nur bei Einführung einer Vorerfassung nach Nutzergruppen, nach baulichen Maßnahmen, die nachhaltig Heizenergie einsparen, oder aus anderen sachgerechten Gründen ändern, und nur mit Wirkung zum Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 6 Abs. 4 HeizkostenV).¹⁷

Wie stark verändert der Schlüssel meinen Kostenanteil?

Der Schlüssel entscheidet über den Betrag. Beispiel mit eigenen Zahlen: Bei 2.400 € Hausreinigungskosten, acht Wohnungen, 600 Quadratmetern Gesamtfläche und 16 Personen zahlt eine Wohnung mit 60 Quadratmetern und zwei Personen nach Fläche 240 €, nach Personen und nach Wohneinheiten jeweils 300 €.¹

Die Zahlen sind ein Rechenbeispiel und keine Statistik. Maßgeblich ist der vereinbarte Schlüssel, nicht der, der für eine Seite günstiger wäre.¹

Ist ein falscher Umlageschlüssel ein Grund, die Abrechnung nicht zu bezahlen?

Nicht insgesamt: Ein falscher Schlüssel ist ein Grund für eine Einwendung gegen die Höhe der Abrechnung, die Abrechnung bleibt aber wirksam. Weicht der verwendete und angegebene Schlüssel vom vereinbarten ab, liegt ein inhaltlicher Fehler und kein formeller Mangel vor; die Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist (BGH VIII ZR 115/04).²

Eine Korrektur des Fehlers zu Lasten des Mieters ist nach Ablauf der Abrechnungsfrist ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat den Fehler nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB; BGH VIII ZR 115/04, Leitsatz).^3,2

Im entschiedenen Fall ergab die Abrechnung für 2001 nach der Wohnfläche eine Nachforderung von 658,01 €.² Die Neuberechnung nach den vereinbarten Miteigentumsanteilen nach Fristablauf ergab 694,14 €.² Verlangt werden durften nur 658,01 €; an der Mehrforderung von 36,13 € war der Vermieter gehindert.²

Ein falscher Anteil an den Gesamtkosten betrifft die inhaltliche Richtigkeit (BGH VIII ZR 295/07, Rn. 22).¹⁸ Inhaltliche Fehler müssen Sie spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).³

Was muss die Abrechnung zum Umlageschlüssel angeben?

Die Abrechnung muss die zugrunde gelegten Verteilerschlüssel angeben und erläutern (BGH VIII ZR 244/18, Rn. 8).¹⁹ Formell wirksam ist sie, wenn Sie die Art des Schlüssels erkennen und Ihren Anteil rechnerisch nachprüfen können; allgemein verständliche Maßstäbe brauchen keine Erläuterung (BGH VIII ZR 295/07).¹⁸

Erläuterungen, die der Vermieter vor Ablauf der Abrechnungsfrist außerhalb der Abrechnung gegeben hat, zählen mit, zum Beispiel im Mietvertrag, in einer vorausgegangenen Abrechnung oder auf Nachfrage des Mieters (BGH VIII ZR 45/10, Leitsatz a).²⁰

Müssen Gewerbeflächen im Haus vorab abgezogen werden?

Bei preisfreiem Wohnraum ist ein Vorwegabzug der Kosten für Gewerbeflächen jedenfalls dann nicht geboten, wenn die auf die Gewerbeflächen entfallenden Kosten nicht zu einer ins Gewicht fallenden Mehrbelastung der Wohnraummieter führen (BGH VIII ZR 78/05, Rn. 16).²²

Die Tatsachen, die einen Vorwegabzug erfordern, muss der Mieter vortragen und gegebenenfalls beweisen (BGH VIII ZR 251/05, Rn. 16).²¹ Ein fehlender Vorwegabzug ist kein Formfehler; maßgeblich sind die Mehrkosten je Quadratmeter, getrennt nach Kostenart, und allgemeine Durchschnittskosten aus Kostenübersichten sind dafür nicht maßgeblich (BGH VIII ZR 45/10, Leitsatz b und c).²⁰

Bei der Grundsteuer bedarf es keines Vorwegabzugs für die gewerblich genutzten Einheiten (BGH VIII ZR 79/16, Rn. 15).²³

Wie finde ich den Umlageschlüssel in meiner Abrechnung und was prüft unsere Prüfung dazu?

Die Abrechnung muss den Verteilerschlüssel jeder Kostenart angeben (BGH VIII ZR 244/18, Rn. 8); halten Sie ihn gegen Ihren Mietvertrag.¹⁹ Unsere Prüfung vergleicht den Schlüssel jeder Position außer Heizung und Warmwasser mit dem Schlüssel aus Ihrem Mietvertrag, wenn Sie ihn mit hochladen.

Ohne Vereinbarung prüft die Prüfung, ob nach Wohnfläche oder, bei erfasstem Verbrauch, nach Verbrauch verteilt wurde. Lässt sich die Neuberechnung nach Wohnfläche aus den Zahlen der Abrechnung rechnen, nennt der Bericht den Betrag, der zu viel angesetzt wurde. Heizkosten prüft sie gesondert; dort prüft sie den Verbrauchsanteil von 50 bis 70 Prozent.

Ob ein Vorwegabzug für Gewerbe nötig ist, ob die Personenzahl stimmt oder ob eine Umstellungserklärung rechtzeitig kam, prüft unsere Prüfung nicht. Haben Sie eine Abweichung gefunden, teilen Sie sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mit (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB).³

• Steht bei jeder Kostenart ein Schlüssel?
• Passt jeder Schlüssel zu dem, was im Mietvertrag steht?
• Ist ein anderer als der vereinbarte Schlüssel durch eine Umstellungserklärung gedeckt, die vor Beginn des Abrechnungszeitraums in Textform kam?
• Sind Heizung und Warmwasser zu 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch verteilt, oder ist ein höherer Verbrauchsanteil vereinbart?^6,7,8