Wohnungsübergabe beim Auszug: Protokoll, Unterschrift, Kaution und Fristen

Was ist bei der Wohnungsübergabe beim Auszug zu tun?

Bereiten Sie die Übergabe mit dem Einzugsprotokoll vor, vereinbaren Sie den Termin schriftlich und bringen Sie Zeugen mit. Beim Termin halten Sie Zustand, Zählerstände und Schlüssel fest und unterschreiben nur, was zutrifft.

Das Einzugsprotokoll ist Ihr Vergleichsmaßstab. Normale Abnutzung haben Sie nicht zu vertreten (§ 538 BGB)¹¹. Anders ist es, wenn Ihr Mietvertrag Ihnen die Schönheitsreparaturen wirksam überträgt.

War die Wohnung beim Einzug unrenoviert und ist die Renovierungsklausel deshalb unwirksam, müssen Sie nicht renovieren. Den unrenovierten Anfangszustand müssen Sie beweisen (BGH VIII ZR 185/14, Leitsatz d)¹².

Eine kostenlose Vorlage bietet unser Ratgeber zum Wohnungsübergabeprotokoll. Der Ablauf:

• Vorher: Einzugsprotokoll, Einzugsfotos und Mietvertrag heraussuchen.
• Vorher: Termin schriftlich vereinbaren, bei Tageslicht.
• Vorher: Wohnung räumen und besenrein übergeben, also gefegt.
• Beim Termin: jeden Raum mit dem Einzugsprotokoll vergleichen und datiert fotografieren.
• Beim Termin: Zählerstände mit Gerätenummer fotografieren, auch jeden Heizkostenverteiler.
• Beim Termin: Schlüssel mit Datum, Uhrzeit und Stückzahl quittieren lassen.
• Beim Termin: neue Anschrift und Bankverbindung für die Kaution eintragen.
• Beim Termin: Übernahmen durch den Nachmieter schriftlich festhalten.
• Beim Termin: Nicht Anerkanntes streichen oder „vom Mieter nicht anerkannt“ danebenschreiben. Keine Kostenübernahme vor Ort unterschreiben.
• Danach: Kommt eine Schadensforderung nach mehr als sechs Monaten, prüfen Sie die Verjährung (§ 548 Abs. 1 BGB)².

Muss ich beim Auszug ein Übergabeprotokoll unterschreiben?

Nein. Geschuldet ist die Rückgabe der Wohnung (§ 546 Abs. 1 BGB)¹, nicht die Unterschrift unter ein Protokoll. Mieter müssen kein vom Vermieter diktiertes Protokoll unterschreiben³.

Erscheint der Vermieter nicht, gerät er in Annahmeverzug, also in Verzug mit der Annahme der Wohnung. Dafür müssen Sie die Rückgabe tatsächlich anbieten (§§ 293, 294 BGB)^13,14. Bieten Sie den Termin schriftlich an und erscheinen Sie mit geräumter Wohnung, Schlüsseln und Zeugen. Erstellen Sie ein eigenes Protokoll mit Fotos und Zählerständen. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs dazu haben wir nicht gefunden.

Was bewirkt meine Unterschrift unter dem Auszugsprotokoll?

Das hängt vom Wortlaut ab. Bestätigt der Vermieter den vertragsgemäßen Zustand, ist er an erkennbare, nicht notierte Mängel in der Regel gebunden⁴. Notierte Mängel beschreiben für den Mieter nur den Zustand⁵.

Das Amtsgericht Leonberg entschied am 03.02.2015 (4 C 469/14): Ein Protokoll „in vertragsgemäßem Zustand inklusive Rückgabe aller Schlüssel“ kann als negatives Schuldanerkenntnis wirken⁴. Dann erklärt der Vermieter, keine weiteren Ansprüche zu haben (§ 397 Abs. 2 BGB)¹⁵. Verdeckte Schäden blieben ausgenommen⁴.

Das Landgericht Stuttgart sah im Hinweisbeschluss vom 13.12.2021 (4 S 150/21) die aufgelisteten Mängel nur als Zustandsbeschreibung⁵. Die Vermieterin konnte nicht beweisen, dass die Schäden in der Mietzeit entstanden waren⁵. Die beiden Entscheidungen widersprechen sich nicht: Die eine betrifft die Bindung des Vermieters, die andere die Wirkung gegen den Mieter. Wir kennen beide nur aus Berichten.

Zulasten des Mieters wirkt die Unterschrift, wenn er Arbeiten zusagt oder Schäden „anerkennt“. Ein Mieterverband warnt, dass dies auch für Pflichten gilt, die der Mietvertrag gar nicht enthielt³. Ein Schuldanerkenntnis braucht die schriftliche Erteilung der Erklärung (§ 781 BGB)¹⁶. Ihre Unterschrift erfüllt diese Form. Ob das Protokoll nur den Zustand beschreibt, entscheiden Gerichte im Einzelfall.

Eine einheitliche Linie des Bundesgerichtshofs haben wir nicht gefunden. Ob Sie unterschreiben, kann ein Mieterverein oder eine Rechtsanwältin beurteilen. Dazu geben wir keine Empfehlung, denn wir bieten keine Rechtsberatung.

Wie lange kann der Vermieter nach dem Auszug Schadensersatz fordern?

Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren in sechs Monaten (§ 548 Abs. 1 S. 1 BGB)². Die Frist beginnt mit dem Rückerhalt der Wohnung (§ 548 Abs. 1 S. 2 BGB)².

Der Bundesgerichtshof entschied am 15.03.2006 (VIII ZR 123/05): Die Frist beginnt mit dem Rückerhalt, auch wenn der Mietvertrag erst später endet¹⁷.

Rückerhalt heißt: Der Vermieter hat den Besitz erlangt und weiß davon (BGH VIII ZR 402/12, Urteil vom 23.10.2013)¹⁸. Lassen Sie sich die Schlüsselübergabe deshalb quittieren, statt Schlüssel einzuwerfen.

Verhandeln Sie mit dem Vermieter über die Schäden, ist die Verjährung gehemmt: Die Verhandlungszeit zählt nicht mit. Sie tritt frühestens drei Monate nach dem Ende der Verhandlungen ein (§ 203 BGB)¹⁹.

Die Verjährung schützt Ihre Kaution nicht vollständig. Mit verjährten Schadensersatzansprüchen darf der Vermieter noch gegen Ihren Anspruch auf Rückzahlung der Kaution aufrechnen (BGH VIII ZR 184/23, Urteil vom 10.07.2024)⁶. Aufrechnen heißt: Er zieht die Forderung von der Kaution ab.

Kaution nach dem Auszug: Abrechnung und Einbehalt für Nebenkosten

Der Vermieter muss sich innerhalb einer angemessenen, nicht allgemein bestimmbaren Frist erklären, welche Ansprüche er erhebt (BGH VIII ZR 141/17)⁷. Eine feste Zahl von Monaten gibt es nicht.

Mit dieser Erklärung ist die Kaution abgerechnet. Eine Barkaution wird mit Zugang der Abrechnung beim Mieter fällig (Leitsatz c)⁷. Die nötige Zeit hängt vom Einzelfall ab (BGH VIII ZR 71/05, Rn. 10)⁸.

Wegen einer erwarteten Nebenkosten-Nachzahlung darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten (BGH VIII ZR 71/05)⁸. Das gilt bis zum Ende seiner Abrechnungsfrist⁸.

Eine feste Grenze in Prozent oder Euro haben wir nicht gefunden⁸. Ob ein Einbehalt angemessen ist, kann eine automatische Prüfung nicht beurteilen.

Mit verjährten Betriebskosten-Nachforderungen darf er nicht auf die Kaution zugreifen (BGH VIII ZR 263/14, Urteil vom 20.07.2016)²⁰. Für verjährte Schadensersatzansprüche gilt das nicht (BGH VIII ZR 184/23)⁶.

Was gilt für Zählerstände und Zwischenablesung beim Auszug?

Beim Auszug mitten im Abrechnungszeitraum muss der Gebäudeeigentümer Heizung und Warmwasser zwischenablesen, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 9b Abs. 1 und 4 HeizkostenV)⁹. Die Kosten trägt der Vermieter, wenn der Mietvertrag nichts anderes regelt (BGH VIII ZR 19/07)¹⁰.

Halten Sie alle Zähler und Heizkostenverteiler mit Gerätenummer, Stand und Foto fest. Kommt der Messdienst nicht, lassen Sie Ihren Stand vom Vermieter gegenzeichnen.

Der Stand am Auszugstag ist die Grenze zum Nachmieter. Die verbrauchsabhängigen Kosten werden nach der Zwischenablesung aufgeteilt (§ 9b Abs. 2 HeizkostenV)⁹.

Kosten der Verbrauchserfassung, die wegen des Auszugs eines Mieters entstehen, sind keine Betriebskosten, sondern Verwaltungskosten (BGH VIII ZR 19/07, Urteil vom 14.11.2007)¹⁰. Steht in Ihrer Schlussabrechnung eine Nutzerwechselgebühr und regelt der Mietvertrag das nicht, ist das ein Ansatzpunkt für eine Einwendung, also für die Mitteilung, womit Sie nicht einverstanden sind. Unsere Prüfung zeigt eine als Nutzerwechsel- oder Zwischenablesung bezeichnete Position nur als wahrscheinlichen Fehler. Legen Sie Ihre Zählerfotos neben die Schlussabrechnung.

Welche Fristen gelten nach dem Auszug?

Die Nebenkostenabrechnung muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen eingehen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB)²¹. Ihr Auszug verkürzt die Frist nicht. Eine Teilabrechnung zum Auszugstag schuldet der Vermieter nicht (§ 556 Abs. 3 S. 4 BGB)²¹.

Kommt die Abrechnung später, ist die Nachforderung ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB)²¹. Tragen Sie Ihre neue Anschrift ins Protokoll ein, damit die Abrechnung ankommt. Fristwahrend ist der Zugang beim Mieter, nicht die Absendung (BGH VIII ZR 107/08)²². Näheres erklärt unser Ratgeber zu den Fristen.