Wohnungsübergabeprotokoll: Vorlage, Checkliste und Beweis beim Einzug

Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll und ist es Pflicht?

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist die schriftliche Beschreibung des Zustands der Wohnung beim Einzug oder Auszug, mit Zählerständen und Schlüsseln. Meist unterschreiben es Mieter und Vermieter. Vorgeschrieben ist es nicht¹. Beim Einzug ist es trotzdem Ihr wichtigstes Beweismittel.

Weder Mieter noch Vermieter müssen ein Protokoll anfertigen oder unterschreiben¹. Das Gesetz legt auch nicht fest, wer es erstellt.

Das Einzugsprotokoll hilft Ihnen beim Auszug doppelt. Schäden, die schon beim Einzug da waren, stammen nicht von Ihnen. Und Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch haben Sie nicht zu vertreten (§ 538 BGB)⁵.

Was Ihre Unterschrift unter dem Protokoll beim Auszug bewirkt, erklärt unser Ratgeber zur Wohnungsübergabe beim Auszug.

Was gehört in das Wohnungsübergabeprotokoll?

Zuerst Adresse, Namen, Datum, Uhrzeit und Zeugen. Danach jeder Raum einzeln mit Wänden, Boden, Türen, Fenstern, Heizkörpern, Elektrik und Feuchtigkeit. Dazu kommen Zählerstände, Schlüssel und der Renovierungszustand.

Begehen Sie die Wohnung bei Tageslicht. Tragen Sie in den Kopf Adresse, Lage, Namen, Datum, Uhrzeit, Mietbeginn und Zeugen ein. Dritte eignen sich besser als Mitbewohner. Ein Mieterverband empfiehlt, zu jeder Besichtigung Zeugen mitzunehmen¹. Fotografieren Sie jeden Raum und jeden Mangel mit Datum. Nummerieren Sie die Fotos und nennen Sie sie im Protokoll. Beide Seiten unterschreiben, jede behält ein Exemplar.

Der Zählerstand am Einzugstag trennt Ihren Verbrauch von dem Ihres Vormieters. Ohne fotografierten Stand lässt sich eine falsche Aufteilung in der ersten Abrechnung kaum nachweisen. Bei eigenem Vertrag für Strom oder Gas melden Sie dem Versorger den Stand zum Einzug. Die Zwischenablesung beim Mieterwechsel und ihre Kosten erklärt unser Ratgeber zur Wohnungsübergabe beim Auszug.

Lassen Sie sich bei der Übergabe auch die Wohnungsgeberbestätigung geben. Verweigert der Vermieter sie, melden Sie das der Meldebehörde unverzüglich, also ohne schuldhaftes Zögern (§ 19 Abs. 2 BMG)⁶.

Die kostenlose PDF-Vorlage auf dieser Seite hilft beim Ausfüllen. Je Raum gehören diese Punkte ins Protokoll:

Warum entscheidet das Einzugsprotokoll über Schönheitsreparaturen?

Weil Sie beweisen müssen, dass die Wohnung bei Mietbeginn unrenoviert war. Das gilt, wenn Sie sich auf eine unwirksame Renovierungsklausel berufen. Der Bundesgerichtshof hat das am 18.03.2015 entschieden (VIII ZR 185/14)².

Eine vorgedruckte Klausel, die laufende Renovierung verlangt, ist unwirksam, wenn die Wohnung unrenoviert übergeben wurde (BGH VIII ZR 185/14, Leitsatz a)². Anders ist es, wenn der Vermieter einen angemessenen Ausgleich gewährt². Den Ausgleich muss der Vermieter beweisen, den unrenovierten Anfangszustand der Mieter (Leitsatz d)².

Maßgeblich ist der Gesamteindruck. Unerhebliche Gebrauchsspuren aus der Zeit vor dem Vertrag bleiben außer Betracht (Leitsatz b)². Beschreiben Sie deshalb Wände, Decken, Lack, Bohrlöcher und Gebrauchsspuren genau. Schreiben Sie ins Protokoll, ob die Wohnung renoviert oder unrenoviert übergeben wurde.

Unterschreiben Sie beim Einzug keine Zusage, die Wohnung beim Auszug renoviert zurückzugeben. Im Übergabeprotokoll kann sie als eigene Vereinbarung wirksam sein. Das gilt auch, wenn die Renovierungsklausel im Mietvertrag unwirksam ist (BGH VIII ZR 71/08, Urteil vom 14.01.2009)³. Kreuzen Sie auch nicht „renoviert“ oder „mängelfrei“ an, wenn das nicht zutrifft. Sonst fehlt Ihnen später der Beweis für den unrenovierten Zustand (BGH VIII ZR 185/14, Leitsatz d)².

Was gilt für Mängel, die schon beim Einzug vorhanden sind?

Kennen Sie einen Mangel schon beim Unterschreiben des Mietvertrags, können Sie später nicht mehr mindern (§ 536b S. 1 BGB)⁴. Entdecken Sie ihn erst bei der Übergabe, behalten Sie Ihre Rechte nur mit einem Vorbehalt im Protokoll (§ 536b S. 3 BGB)⁴.

Mindern heißt, die Miete wegen eines Mangels zu kürzen (§ 536 BGB)⁷. Dann stehen Ihnen Minderung und Schadensersatz nicht zu (§ 536b S. 1 BGB)⁴. Bei grob fahrlässiger Unkenntnis gilt dasselbe. Anders ist es, wenn der Vermieter den Mangel arglistig verschwiegen hat (§ 536b S. 2 BGB)⁴.

Lassen Sie bekannte Mängel deshalb schon im Mietvertrag mit Beseitigungszusage und Frist festhalten. Die Norm schließt nur Minderung und Schadensersatz aus. Der Anspruch auf Beseitigung des Mangels bleibt unberührt⁴. Den Vorbehalt bei der Annahme verlangt § 536b S. 3 BGB⁴. Im Protokoll lautet er zum Beispiel: „Mangel am Wohnzimmerfenster, Beseitigung bis [Datum] zugesagt, Rechte vorbehalten.“

Versteckte Mängel bleiben nach § 536 BGB minderungsfähig, sobald sie sich zeigen⁷. Ein Beispiel ist Feuchtigkeit hinter Möbeln. Zeigen Sie solche Mängel dem Vermieter unverzüglich an (§ 536c BGB)⁸.

Ob und in welchem Umfang Sie mindern dürfen, ist eine Frage des Einzelfalls. Dazu geben wir keine Empfehlung, denn wir bieten keine Rechtsberatung. Ein Mieterverein oder eine Rechtsanwältin kann das für Ihren Einzelfall beurteilen.

Was tun, wenn der Vermieter kein Protokoll machen will?

Erstellen Sie selbst eines, mit denselben Punkten, datierten Fotos und möglichst Zeugen¹. Schicken Sie es dem Vermieter zeitnah per E-Mail oder Brief und bitten Sie um Bestätigung oder Ergänzung.

Wählen Sie einen Weg, bei dem Sie den Zugang nachweisen können. Ein eigenes Protokoll ersetzt das gemeinsame nicht. Es ist aber ein zeitnaher, datierter Beleg für den Anfangszustand.

Was gilt für die erste Abrechnung und die Vorauszahlung nach dem Einzug?

Der Abrechnungszeitraum des Hauses ändert sich durch Ihren Einzug nicht. Sie erhalten die Abrechnung für den Zeitanteil ab Einzugsdatum. Sie muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums bei Ihnen eingehen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB)⁹.

Beispiel: Sie ziehen am 01.05.2026 ein, das Haus rechnet nach Kalenderjahr ab⁹. Die erste Abrechnung gilt dann für 01.05. bis 31.12.2026 und ist bis zum 31.12.2027 mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB)⁹. Das Beispiel ist aus dem Gesetzeswortlaut abgeleitet und ersetzt keine Prüfung Ihres Einzelfalls. Weitere Fristen erklärt unser Ratgeber zu den Fristen.

Kosten ohne Verbrauchsbezug, etwa Grundsteuer und Versicherung, werden üblicherweise nach Tagen auf Ihren Zeitanteil verteilt. Eine Entscheidung des Bundesgerichtshofs dazu haben wir nicht gefunden. Ihr Einzugsdatum und Ihre Zählerstände im Protokoll sind die Werte, mit denen Sie die erste Abrechnung vergleichen. Eine automatische Prüfung sieht nur die Abrechnung und, wenn Sie ihn hochladen, Ihren Mietvertrag, nicht aber Ihr Protokoll.

Die Grenze „angemessene Höhe“ schützt vor zu hohen Vorauszahlungen (§ 556 Abs. 2 S. 2 BGB)⁹. Zu niedrige Vorauszahlungen sind kein Fehler der Abrechnung, führen aber zu Nachzahlungen.